공무원 결재 지연 시 대처법, 결재 빠르게 받는 실무 요령

 

안녕하세요. 현직 10년차 지방직 공무원, 가치있는언니입니다 :)

오늘은 공무원 실무자들이 업무 중 가장 자주 겪는 문제, 바로 결재 지연에 대해 이야기해보려고 해요.

기안서를 올렸는데 하루, 이틀… 아무 반응이 없을 때의 답답함. 결재가 늦어지면 업무 전체 일정이 지연되기 때문에 효율적인 대응이 반드시 필요합니다.

결재가 지연되는 주요 원인

상황	원인	대응 방법
결재자가 자리에 없음	출장, 연가, 외부 일정	사전 일정 공유 확인 + 대행자 지정 여부 확인
내용이 불명확함	보고 목적이나 요청사항이 모호	핵심 내용 요약 메모 삽입
기안서 누락	시스템 미등록 또는 저장 오류	상신 여부 수시 확인
결재 순서 문제	국장 → 과장 순 잘못된 지정	조직도 확인 후 수정

결재 지연 시 실무자가 할 수 있는 행동 5가지

1. 결재 시스템 상신 확인 먼저 전자문서시스템에서 문서 상신 상태를 점검하세요. '임시 저장' 상태로 멈춰 있는 경우가 많습니다.
2. 결재자 일정 체크 출장, 회의 참석 등으로 결재자가 부재 중인 경우에는 결재대행 권한 여부를 확인하거나, 돌아오는 날짜를 확인해 일정 조율을 해보세요.
3. 전화나 톡으로 부드럽게 리마인드 “과장님, ○○기안이 상신되어 있습니다. 바쁘실 텐데 확인 부탁드려요 :)” 이런 말 한마디가 결재 속도를 빠르게 만듭니다.
4. 결재 대기자 리스트 공유 부서 내에서 결재 대기 문서를 엑셀로 정리해 주간 회의 때 공유하면 관리자도 결재 누락을 의식하게 됩니다.
5. 긴급 사안은 직접 보고 예산 집행, 일정이 임박한 건 등은 직접 프린트해서 면담 방식으로 설명하고 결재를 받는 것이 가장 빠릅니다.

결재자가 자주 묻는 질문을 예상하라

• “이거 왜 지금 하게 됐죠?”
• “예산은 어디서 나가요?”
• “이거 누가 요청한 건가요?”

이런 질문에 대비해 기안서에 간단한 주석 또는 첨부파일을 추가하면 결재 지연을 방지할 수 있어요.

결재는 협업, 미뤄도 괜찮은 업무가 아닙니다

결재는 단순한 ‘OK 사인’이 아니라 업무의 시작을 알리는 신호입니다.
결재가 늦어지면 모든 일정이 엉키게 되므로 서무 담당자가 중심을 잡고 결재 흐름을 점검해주는 것이 중요합니다.

마무리하며

결재는 협조와 타이밍이 생명입니다. 일정 체크, 상신 여부 확인, 친절한 리마인드, 이 세 가지를 기억하면 결재 지연 스트레스를 훨씬 줄일 수 있습니다.

무작정 “왜 안 해주셨어요?”보다 부드러운 소통으로 업무를 자연스럽게 이끌어가 보세요 :)